|
Ontwerp voorgesteld door de Raad van Bestuur (vergadering 9 maart 2005)
Hoofdstuk 1 Definities
1.1 In dit reglement wordt verstaan onder:
• “partners”: de Erasmushogeschool
• “leden”: de werkelijke en sympathiserende leden, zoals bepaald in hoofdstuk 6 van dit reglement;
• “Raad”: de Raad van Bestuur van de Oudstudentenbond-Vrije Universiteit Brussel;
• “raadslid”/“raadsleden”: het lid/de leden van de Raad, met inbegrip van de voorzitter en de ondervoorzitters, zoals verkozen door de Algemene Vergadering;
• “commissieleden”: de leden van de commissies van de OSB, met inbegrip van de voorzitter;
• “voorzitter”, “ondervoorzitters”: de voorzitter en de ondervoorzitters van de OSB;
• “afdeling”: een regionaal samenwerkingsverband van OSB-leden die voor zichzelf een bestuur kunnen verkiezen en activiteiten inrichten toegespitst op een bepaalde regio, die de statuten en het huishoudelijk reglement onderschrijft, eigen werkingsmiddelen kan opbouwen en zorgt voor een financieel evenwicht. De kernen zijn feitelijke verenigingen van OSB-leden. Hun werking wordt beschreven in het hoofdstuk 7 van dit reglement;
• “reglement”: dit huishoudelijk reglement;
• “waarnemer”: een afgevaardigde van een alumnivereniging of een andere vereniging die toegelaten wordt tot de zittingen van de Raad en dit met raadgevende stem;
• “Buro”: het orgaan bepaald in artikel 19 van de statuten.
Hoofdstuk 2 Organen
2.1 De organen van de OSB zijn de Algemene Vergadering, de Raad, het Buro, de Commissies, en de leden.
Hoofdstuk 3 Relaties met andere verenigingen
3.1 Alumniverenigingen
De OSB streeft ernaar om, conform de artikelen 20 en 21 van de statuten, goede relaties te hebben met facultaire, regionale, studierichtinggebonden en andere alumniverenigingen van de Vrije Universiteit Brussel en haar partners, stimuleert zo hij dit nodig vindt de stichting van nieuwe verenigingen en werkt er mee samen zo hij dit wenselijk, nuttig en mogelijk acht. De OSB kan een waarnemer van dergelijke verenigingen toelaten op de Raad en in de commissies, en dit voor de termijn die hij zelf bepaalt. De waarnemers hoeven geen lid te zijn van de OSB, maar de Raad kan steeds eisen een andere waarnemer aan te duiden.
3.2 Geprivilegieerde alumniverenigingen
De OSB kan samenwerkingsovereenkomsten afsluiten met alumniverenigingen en aan dergelijke alumniverenigingen een geprivilegieerde status toekennen. Die geprivilegieerde status kan zich uiten door gecombineerde lidmaatschappen, gezamenlijke activiteiten, het toekennen van faciliteiten en het faciliteren van de verkiezing van een afgevaardigde van de vereniging in de Raad als bestuurder en de toegang en participatie tot de commissies van de OSB. De OSB bepaalt de termijn voor dewelke de status wordt toegekend.
3.3 Derde verenigingen
De OSB kan ook betrekkingen onderhouden met derde verenigingen, waarvan de activiteiten niet strijdig zijn met de principes en doelstellingen van de OSB, er leden in afvaardigen of erin participeren. Hieromtrent beslist de Raad bij eenvoudige meerderheid, zo wel voor het aangaan van dergelijke betrekkingen als voor de termijn als voor het stopzetten ervan.
Hoofdstuk 4 Algemene vergadering
4.1 Bevoegdheden
De Algemene Vergadering heeft de bevoegdheden die haar worden toegekend door de statuten van de vereniging, inzonderheid artikel 13 en volgende.
4.2 Vergaderingen
De jaarlijkse Algemene Vergadering van de vereniging heeft plaats op het grondgebied van de Vlaamse Gemeenschap, zoals bepaald door de Raad conform de bepalingen van artikel 13 tot en met 15 van de statuten.
Daarnaast kunnen er nog bijzondere Algemene Vergaderingen worden gehouden.
Statutaire Algemene Vergaderingen kunnen zowel op de datum van de jaarlijkse Algemene Vergadering als op bijzondere Algemene Vergaderingen worden gehouden. Dit geldt ook voor wijzigingen aan dit reglement.
4.3 Oproepingen en agenda
De oproeping voor de Algemene Vergaderingen gebeurt via briefpost en/of op elektronische wijze, en volgens de termijnen bepaald in de statuten van de OSB.
De agenda wordt bepaald door de Raad en meegedeeld in de oproeping.
4.4 Verkiesbaarheid van de raadsleden
Tot raadslid is verkiesbaar ieder werkelijk lid van de vereniging op de uiterste datum voor de kandidatuurstelling. Uittredende raadsleden zijn onmiddellijk herkiesbaar.
4.5 Soorten raadsleden
Er zijn drie categorieën van raadsleden, namelijk de rechtstreeks gekozen raadsleden, de raadsleden die een geprivilegieerde alumnivereniging vertegenwoordigen en de raadsleden die de Vrije Universiteit Brussel en haar partners vertegenwoordigen, conform artikel 16.3 van de statuten.
4.6 Raadsleden die de Vrije Universiteit Brussel en haar partners vertegenwoordigen
De Vrije Universiteit Brussel heeft het recht een raadslid voor te dragen aan de Algemene Vergadering.
De partners hebben het recht een raadslid voor te dragen aan de Algemene Vergadering.
4.7 Verkiezing raadsleden
4.7.1 Om tot raadslid te worden verkozen, moet de kandidatuur ten minste tien dagen voor de Algemene Vergadering worden ingediend bij het secretariaat van de OSB.
De Raad gaat de ontvankelijkheid van de kandidaturen na conform hetgeen bepaald is in artikel 4.4 van dit reglement en laat stembiljetten opstellen waarop alle kandidaten vermeld worden, en die gebruikt worden tijdens de Algemene Vergadering.
4.7.2 De verkiezing van de raadsleden gebeurt geheim en schriftelijk. Met blanco-stembiljetten en ongeldige stembiljetten wordt geen rekening gehouden
4.7.3 De verkiezing van de leden van de raad van bestuur verloopt in drie fasen: de verkiezing van de voorzitter en ondervoorzitters, die van de rechtstreeks verkozen raadsleden en die van de raadsleden voorgedragen door de geprivilegieerde alumniverenigingen, de Vrije Universiteit Brussel en haar partners.
4.7.4 De kandidaten voor de functies van voorzitter en de verschillende functies van ondervoorzitter die hiertoe het grootste aantal stemmen behalen voor de betrokken functie zijn verkozen tot voorzitter, respectievelijk ondervoorzitter. In geval van een gelijk aantal stemmen is de jongste kandidaat voor betrokken functie verkozen. De niet-verkozen kandidaten kunnen zich vervolgens verkiesbaar stellen als raadslid.
4.7.5 Het aantal rechtstreeks verkozen raadsleden, voorzitter en ondervoorzitters niet meegerekend, mag nooit meer dan 15 bedragen en wordt, rekening houdend met dit maximum, bepaald door de Algemene Vergadering op voorstel van de Raad. Verkozen zijn de kandidaten die het grootst aantal stemmen behalen. In geval van een gelijk aantal stemmen is de jongste kandidaat verkozen. Er mogen niet meer stemmen uitgebracht worden dan er mandaten van raadslid te begeven zijn.
4.7.6 Per geprivilegieerde alumnivereniging wordt, op voordracht van de betrokken alumnivereniging, maximum één raadslid verkozen. Verkozen zijn de kandidaten die het grootst aantal stemmen behalen. In geval van een gelijk aantal stemmen is de jongste kandidaat verkozen. Zo er slechts één kandidaat, die beantwoordt aan de vereiste van artikel 4.4, voorgedragen wordt voor een bepaalde alumnivereniging, is hij automatisch verkozen.
4.7.7 Op voordracht van de Vrije Universiteit Brussel en haar partners worden maximum twee leden gekozen conform het artikel 4.6 hierboven, op voordracht van die instellingen. Verkozen zijn de kandidaten die het grootst aantal stemmen behalen. In geval van een gelijk aantal stemmen is de jongste kandidaat verkozen. Zo er slechts één kandidaat, die beantwoordt aan de vereiste van artikel 4.4, voorgedragen wordt voor de Vrije Universiteit Brussel en/of haar partners, is/zijn hij/zij automatisch verkozen.
4.7.8 Kandidaten die niet verkozen werden, worden op een opvolgerslijst geplaatst voor hetzij hun categorie, hetzij hun alumnivereniging, hetzij hun instelling, en dit volgens het aantal behaalde stemmen. Wanneer een einde komt aan het mandaat van een verkozen raadslid, of wanneer een verkozen raadslid conform de procedure in 6.10 wordt verkozen tot burolid, wordt gevraagd aan de hoogst geplaatste opvolger van de desbetreffende categorie, alumnivereniging of instelling, om raadslid te worden. De opvolger beëindigt het mandaat van zijn voorganger.
4.8 Duur van het mandaat van de raadsleden
De duur van het mandaat van raadslid bedraagt één jaar, te beginnen vanaf de gewone Algemene Vergadering en lopend tot op de volgende gewone Algemene Vergadering.
Uitzondering hierop vormt het mandaat van de ondervoorzitter-lid van de Raad van Bestuur van de Vrije Universiteit Brussel, wiens mandaat loopt van één september tot 31 augustus.
De duur van dit mandaat bedraagt ook één jaar, behoudens voor wat het academiejaar 2004-2005 betreft, waarvoor het bij wijze van overgang loopt van 20 maart 2004 tot 31 augustus 2005.
Hoofdstuk 5 Raad
5.1 Bevoegdheden
5.1.1 De Raad is het bestuursorgaan met alle residuaire bevoegdheden.
5.1.2 De Raad verkiest de commissieleden en hun voorzitters.
5.1.3 De Raad kan bepaalde van zijn bevoegdheden delegeren en die delegatie te alle tijde terug intrekken. De Raad keurt de programma’s van de commissies goed en volgt hun uitvoering op. De Raad beslist over de voorstellen van het Buro. De raadsleden genieten het recht op de meest volledige informatie vanuit zowel de commissies als het Buro.
5.1.4 De Raad of het Buro kunnen steeds derden op een vergadering uitnodigen voor de bespreking van bepaalde punten op de agenda.
5.1.5 De raadsleden kunnen, zo zij hiertoe door de Raad gemandateerd werden, de OSB vertegenwoordigen bij derden.
5.2 Vergaderingen
De Raad vergadert minimum zes maal per jaar en telkens wanneer nodig. Na elke nieuwe verkiezing legt de Raad, op voorstel van het Buro, een kalender voor zijn vergaderingen vast. Deze kalender wordt meteen schriftelijk aan alle raadsleden bezorgd. Slechts door een beslissing van de Raad zelf kan hiervan worden afgeweken.
De voorzitter kan, op eigen initiatief of op vraag van drie leden, een buitengewone vergadering van de Raad bijeenroepen. De uitnodiging moet zo mogelijk en behoudens een dringende reden die het naleven van die termijn niet toelaat, twee weken op voorhand daartoe worden opgestuurd.
In uitzonderlijke gevallen, en voor zover daartoe een dringende reden bestaat, kan de voorzitter de Raad binnen de kortst mogelijke tijd bijeenroepen.
5.3 Bijeenroepingen en agenda
De oproeping voor de vergaderingen gebeurt via briefpost en/of op elektronische wijze, en dit in principe steeds uiterlijk veertien dagen voor de datum van de vergadering.
De voorzitter stuurt met iedere uitnodiging een agenda mee maar elk raadslid of afgevaardigde kan een punt op de agenda zetten, op eenvoudig schriftelijk verzoek gericht aan de voorzitter.
Gedurende de vergadering kan alleen een bijkomend punt op de agenda worden gezet als minstens twee derde van de aanwezige raadsleden daarmee instemt.
5.4 Meerderheden, stemgewichten en quorum
Om geldig beslissingen te nemen, moet minstens de helft van de raadsleden aanwezig zijn.
Bij de aanvang van de eerste vergadering worden de stemgewichten bepaald voor de respectievelijke categorieën van raadsleden. Hierbij is het steeds zo dat alle rechtstreeks verkozen raadsleden samen een stemgewicht hebben van twee derden van het totaal aantal stemmen. De beide overige categorieën van raadsleden genieten samen een stemgewicht van één derde der stemmen.
Bij het uitbrengen van stemmen wordt bij het berekenen van de uitslag steeds rekening gehouden met de stemgewichten der raadsleden die aan de stemming hebben deelgenomen.
5.5 Verkiesbaarheid van de commissieleden
Ieder werkelijk lid van de vereniging is tot op de uiterste datum voor de kandidatuurstelling verkiesbaar tot commissielid. Uittredende commissie- en raadsleden zijn onmiddellijk herkiesbaar.
5.6 Kandidaturen
Werkelijke leden kunnen hun kandidaturen indienen voor één of meerdere commissies en dit tot bij de aanvang van de eerste raadsvergadering na de gewone Algemene Vergadering.
5.7 Verkiezing van de commissieleden
De commissies worden geïnstalleerd bij de aanvang van de eerste raadsvergadering na de gewone Algemene Vergadering. De Raad verkiest in zijn schoot de commissievoorzitters, volgens de procedure analoog aan deze in artikel 4.7.2 en 4.7.4 van dit reglement.
Vervolgens kiest de Raad de leden van de verschillende commissies. Verkozen zijn die kandidaten die een meerderheid van de stemmen behalen, rekening houdend met de stemgewichten.
De verkiezing van de commissieleden en hun voorzitters gebeurt geheim en schriftelijk, waarbij op de stembiljetten duidelijk af te leiden valt tot welke categorie de raadsleden behoren. Met blanco-stembiljetten en ongeldige stembiljetten wordt geen rekening gehouden.
5.8 Stemmingen
Alleen de aanwezige raadsleden zijn stemgerechtigd.
Voorstellen zijn aanvaard indien ze een volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen behalen, rekening houdend met hun respectieve weging. Zoniet is het voorstel verworpen.
Stemmingen over personen zijn steeds geheim. Over andere onderwerpen kan worden geheim gestemd als de voorzitter of minstens drie raadsleden daarom verzoeken.
5.9 Voorzitterschap
De voorzitter van de OSB leidt de vergaderingen van de Raad.
Is de voorzitter niet aanwezig, dan wordt het voorzitterschap uitgeoefend door de oudste aanwezige ondervoorzitter.
Is er ook geen ondervoorzitter aanwezig, dat wordt het voorzitterschap uitgeoefend door het oudste aanwezige raadslid.
Wie bij afwezigheid van de voorzitter het voorzitterschap waarneemt, oefent tijdens de vergadering alle bevoegdheden van de voorzitter uit.
5.10 Notulen
De notulen van elke vergadering van de Raad worden ten laatste twee weken na de vergadering naar de leden verzonden.
De goedgekeurde notulen worden ondertekend door de voorzitter en een raadslid en bewaard in een afzonderlijk register.
5.11 Ontslag
Ieder raadslid kan zijn ontslag aanbieden via eenvoudig schrijven, ter post of elektronisch en gericht aan de voorzitter.
In dat geval wordt een opvolger aangeduid conform het bepaalde in 4.7.8.
Hoofdstuk 6 Buro
6.1 Bevoegdheden
Het Buro verzekert de dagelijkse werking en het dagelijks bestuur van de OSB. Het Buro volgt de dagdagelijkse werking van de commissies van nabij en zorgt voor de coördinatie tussen de verschillende commissies.
Het Buro bereidt de vergaderingen van de Raad voor, zorgt voor de opvolging van de beslissingen van de Raad en rapporteert eraan, vervult een signaalfunctie en doet voorstellen aan de Raad.
De Buroleden kunnen, zo zij hiertoe door het Buro gemandateerd werden, de OSB vertegenwoordigen bij derden. Het coördineert de verschillende bevoegdheden van de Buroleden, bespreekt briefwisseling en zorgt voor een activiteitenplanning op lange termijn
6.2 Vergaderingen
Het Buro vergadert minimum tien maal per jaar en telkens wanneer nodig. Na elke nieuwe verkiezing stelt het Buro een kalender voor zijn vergaderingen vast. Deze kalender wordt meteen schriftelijk aan alle raadsleden bezorgd. Slechts door een beslissing van het Buro zelf kan hiervan worden afgeweken.
6.3 Bijeenroepingen
De uitnodiging moet behoudens een dringende reden die het naleven van die termijn niet toelaat, een week op voorhand daartoe worden opgestuurd.De voorzitter kan, op eigen initiatief of op vraag van twee leden, een buitengewone vergadering van het Buro bijeenroepen.
In uitzonderlijke gevallen, en voor zover daar een dringende reden toe bestaat, kan de voorzitter het Buro binnen de kortst mogelijke tijd bijeenroepen.
6.4 Samenstelling
Het Buro bestaat uit de voorzitter en de ondervoorzitters, allen stemgerechtigd. Daarenboven worden ook de commissievoorzitters uitgenodigd op de vergaderingen van het Buro, en dit met raadgevende stem.
Ook andere raadsleden en derden kunnen uitgenodigd worden op vergaderingen van het Buro, en zulks voor de bespreking van een onderwerp waarbij ze betrokken zijn.
6.5 Meerderheden
Het Buro beslist bij meerderheid der aanwezige stemgerechtigde leden met beslissende stem.
6.6 Voorzitter
De voorzitter heeft de algemene leiding van de vereniging. Hij zorgt voor de taakverdeling binnen het Buro en de opvolging van de in het Buro en de in de Raad of namens die Raad genomen beslissingen. Hij controleert de algemene werking van de OSB en coördineert de activiteiten.
De voorzitter treedt op als verantwoordelijke uitgever van het OSB-tijdschrift.
6.7 Ondervoorzitter financiën
De ondervoorzitter financiën staat inzonderheid in voor de budgettaire en boekhoudkundige operaties van de vereniging.
Hij kan rekeningen bij de financiële instellingen openen en beheren, met dien verstande dat alle betalingen boven de € 10.000 mede door de voorzitter moeten worden ondertekend.
Hij staat in voor de fiscale verplichtingen van de vereniging.
Hij brengt regelmatig aan de Raad verslag uit over de financiële toestand van de OSB en stelt het jaarlijks financieel verslag op, dit alles in principe op voorstel van de commissie financiën.
6.8 Ondervoorzitter secretariaat en personeel
De ondervoorzitter secretariaat en personeel staat inzonderheid in voor de werking van het secretariaat. Hij ziet toe op de administratie en het bijhouden van het ledenbestand.
Hij houdt toezicht op het personeel en is verantwoordelijk voor de juridische en sociale verplichtingen tegenover het personeel. In principe treedt hij op als tussenpersoon voor elk probleem tussen het personeel en de Raad, het Buro, de leden of derden.
Hij staat in voor de juridische formaliteiten die de rechtspersoonlijkheid van de vereniging moeten garanderen.
6.9 Ondervoorzitter afgevaardigde bij de Raad van Bestuur van de Vrije Universiteit Brussel
De ondervoorzitter afgevaardigde bij de Raad van de VUB zetelt namens de OSB in de Raad van Bestuur van de VUB, waar hij de belangen van de oud-studenten in het algemeen vertegenwoordigt en waakt over de principes van de VUB.
Hij brengt regelmatig bij de Raad en het Buro verslag uit van de beslissingen van de Raad van Bestuur van de VUB.
Hij onderhoudt, in samenspraak met de voorzitter, de contacten met de academische overheid van de VUB.
6.10 Vervangingen
Als het voorzitterschap vacant wordt, kiest de Raad een voorzitter. Ieder raadslid kan een kandidaat voorstellen uit de rechtstreeks verkozen raadsleden bepaald in 4.7.5 van dit reglement.
De kandidaat-voorzitter die hiertoe het grootste aantal stemmen behaalt, is verkozen.
Op dezelfde wijze kiest de Raad een ondervoorzitter, indien een ondervoorzitterschap vacant wordt.
In geval van tijdelijke verhindering (bijvoorbeeld door ziekte of verblijf in het buitenland) kan de voorzitter (of ondervoorzitter) mits het akkoord van het Buro, tijdelijk bepaalde bevoegdheden overdragen aan een (andere) ondervoorzitter of aan een raadslid.
6.11 Notulen
De notulen van elke Burovergadering worden ten laatste twee weken na de vergadering naar de Buroleden verzonden.
De goedgekeurde notulen worden ondertekend door de voorzitter en een Burolid en bewaard in een afzonderlijk register.
6.12 Ontslag
Ieder Burolid kan zijn ontslag aanbieden via eenvoudig schrijven, ter post of elektronisch en gericht aan de voorzitter.
Hoofdstuk 7 Commissies
7.1 Bevoegdheden- algemeen
De commissies zijn bevoegd voor het OSB-beleid; elke commissie op het gebied waarvoor ze bevoegd is. Ze voeren het door de Raad goedgekeurde beleidsprogramma uit tijdens het dienstjaar waarvoor ze verkozen zijn. Ze rapporteren hierover op iedere vergadering van de Raad. Ze stellen tevens een ontwerp van beleidsprogramma op voor het jaar volgend op dat dienstjaar en leggen het ter goedkeuring voor aan de Raad, uiterlijk op de laatste vergadering van het jaar waarin ze voor het laatst verkozen werden. Ze passen hun voorstel zonodig aan tegen de daaropvolgende Raadsvergadering en leggen het vervolgens opnieuw voor.
7.2 Commissie Onderwijs-en Alumniwerking
De Commissie is bevoegd voor alle materies die de OSB raken en die betrekking hebben op het structuurbeleid. Hierbij wordt aandacht geschonken aan onder meer de rol van alumni bij de interne en externe kwaliteitsbewaking van het onderwijs.
De Commissie zorgt voor de ontwikkeling van alumniverenigingen zoals bepaald in de punten 3.1 en 3.2 van dit reglement en voor de ontwikkeling van afdelingen.
7.3 Commissie Financiën
De Commissie is bevoegd voor het opstellen van de begroting en het opvolgen van de uitvoering ervan.
De Commissie staat tevens in voor het beheer van de studieleningen die de OSB conform het artikel drie van de statuten verleent.
De Commissie staat eveneens in voor de werving van publiciteit, sponsorgelden en voor de verwerving en verwerking van allerhande giften, alsook voor het opzetten van eventueel hiervoor dienstige structuren.
7.4 Commissie Beleid
De Commissie is bevoegd voor het indienen van beleidsvoorstellen bij de Raad. Het is de taak van de Commissie om de toekomst van de OSB en de realisatie van diens doelstellingen op middellange en lange termijn te helpen realiseren.
7.5 Commissie Sociale en Culturele Activiteiten
De Commissie staat in voor de inrichting van bestaande en nieuwe sociale en/of culturele activiteiten, met inbegrip van de inrichting van de plaatsingsdienst en de jobhap.
7.6 Commissie Professionele Permanente Vorming
De Commissie staat in voor het inrichten van professionele permanente vorming op die locaties en/of op die vakgebieden waar de initiatieven van de Vrije Universiteit Brussel en haar partners, die van andere alumniverenigingen of afdelingen van de OSB kunnen aangevuld worden; dit al dan niet in samenwerking met de Vrije Universiteit Brussel, haar partners, alumniverenigingen of afdelingen van de OSB. De Commissie heeft hierbij bijzondere aandacht voor studieoverschrijdende opleidingen.
7.7 Commissie Communicatie
De Commissie staat in voor de structurele communicatie met de leden, met de Vrije Universiteit Brussel en haar partners, en met de buitenwereld in het algemeen. Dit houdt de communicatie in via het tijdschrift van de OSB, maar ook via de website van de OSB, de nieuwsbrief van de OSB, maar ook punctuele communicaties al dan niet in geschreven briefvorm omtrent allerhande onderwerpen en met allerlei partijen. Het afstemmen op elkaar van de verschillende communicatiekanalen is hierbij een duidelijk aandachtspunt.
De Commissie stelt de redactie aan van het tijdschrift en van de andere communicatiekanalen. De hoofdredacteur van het tijdschrift dient bij voorkeur een raadslid te zijn en zeker een werkelijk lid. Hij is verantwoording schuldig aan de Raad over de inhoud en de verschijning van het tijdschrift.
De redactie werkt autonoom, met inachtneming van de doelstellingen van artikel 3 van de statuten en conform de beslissingen van de Raad.
7.8 Vergaderingen
De Commissies vergaderen telkens wanneer nodig. Na elke nieuwe verkiezing legt de Commissie, op voorstel van de commissievoorzitter, een kalender voor zijn vergaderingen vast. Deze kalender wordt meteen schriftelijk aan alle commissieleden bezorgd. Slechts door een beslissing van de Commissie zelf of de Raad kan hiervan worden afgeweken.
De commissievoorzitter kan, op eigen initiatief of op vraag van drie leden, een buitengewone commissievergadering bijeenroepen. De uitnodiging moet zo mogelijk en behoudens een dringende reden die het naleven van die termijn niet toelaat, twee weken op voorhand daartoe worden opgestuurd.
In uitzonderlijke gevallen, en voor zover daar een dringende reden toe bestaat, kan de commissievoorzitter binnen de kortst mogelijke tijd een vergadering bijeenroepen.
7.9 Bijeenroepingen en agenda
De oproeping voor de vergaderingen gebeurt via brief en/of op elektronische wijze, en dit in principe steeds uiterlijk veertien dagen voor de datum van de vergadering.
De commissievoorzitter stuurt met iedere uitnodiging een agenda maar elk commissielid kan een punt op de agenda zetten, op eenvoudig schriftelijk verzoek gericht aan de commissievoorzitter.
Gedurende de vergadering kan alleen een bijkomend punt op de agenda worden gezet als minstens twee derde van de aanwezige commissieleden daarmee instemt.
7.10 Meerderheid
De Commissie beslist bij meerderheid der aanwezige leden.
7.11 Commissievoorzitter
De commissievoorzitter zit de Commissie voor. Hij zorgt voor de taakverdeling binnen de Commissie en de opvolging van de genomen beslissingen. Hij controleert de algemene werking van zijn Commissie, coördineert de activiteiten en rapporteert aan de Raad en het Buro.
7.12 Stemmingen
Alleen de aanwezige commissieleden zijn stemgerechtigd.
Voor ieder punt kan er geheim gestemd worden als tenminste drie commissieleden daarom vragen.
Stemmingen over personen zijn steeds geheim. Over andere onderwerpen kan geheim worden gestemd als de commissievoorzitter of minstens drie commissieleden daarom verzoeken.
7.13 Samenstelling
De Commissies bestaan uit een commissievoorzitter en een aantal werkelijke leden al dan niet door de Raad gekozen. Iedere Commissie kan steeds commissieleden coöpteren. Ieder commissielid kan kandidaten voorstellen.
7.14 Notulen
De notulen van elke commissievergadering worden ten laatste twee weken na de vergadering naar de commissieleden verzonden.
De goedgekeurde notulen worden ondertekend door de commissievoorzitter en een commissielid en bewaard in een afzonderlijk register.
7.15 Ontslag
Ieder commissielid kan zijn ontslag aanbieden via eenvoudig schrijven, ter post of elektronisch en gericht aan de commissievoorzitter.
Hoofdstuk 8 Leden
8.1 Werkelijke leden
Werkelijke leden zijn die leden die het lidgeld A betalen, zoals bepaald door de Algemene Vergadering. Om werkelijk lid te worden dient men ingeschreven geweest te zijn aan de Vrije Universiteit Brussel, hetzij aan haar partners, hetzij, tot en met de promotie 1983, aan de Université Libre de Bruxelles.
8.2 Sympathiserende leden
Er zijn twee soorten sympathiserende leden.
Enerzijds zijn er de sympathiserende leden van categorie A.
Het betreft elke persoon die zich aansluit bij de statuten van de vereniging, aangenomen werd door de Raad en die het lidgeld A betaalt, zoals bepaald door de Algemene Vergadering, doch nooit ingeschreven waren aan de Vrije Universiteit Brussel, bij haar partners, noch, tot en met de promotie 1983, aan de Université Libre de Bruxelles.
Anderzijds zijn er de sympathiserende leden van categorie B.
Het betreft de alumni die het lidgeld B betalen, zoals bepaald door de Algemene Vergadering en die recent afstudeerden. De exacte bepaling van deze periode wordt vastgesteld door de Algemene Vergadering op voorstel van de Raad.
8.3 Ereleden
Ereleden kunnen zowel werkelijk als sympathiserend lid zijn van de OSB, maar hoeven niet noodzakelijkerwijze lid te zijn van de vereniging.
8.4 Deelname aan activiteiten en ledenvoordelen
In principe kunnen zowel werkelijke, sympathiserende als ereleden deelnemen aan alle activiteiten van de OSB, en dit tegen het ledentarief.
8.5 Ontslag
Leden kunnen ontslag nemen of krijgen als lid conform de bepalingen van artikel 10 van de statuten.
Hoofdstuk 9 Afdelingen
9.1 Conform het artikel 21 van de statuten kan de OSB zelf afdelingen oprichten. Afdelingen kunnen financieel gesteund worden onder de voorwaarden bepaald door de Raad, in principe op voorstel van de Commissie financiën.
Hoofdstuk 10 Wijzigingen aan dit reglement
10.1 Initiatiefrecht en procedure
De Raad legt voorstellen tot wijziging van dit reglement voor aan de eerstvolgende Algemene Vergadering telkens hij een schriftelijke aanvraag hiertoe ontvangt die ondertekend is door ten minste vijftig werkelijke leden of een vijfde van het totaal aantal werkelijke leden. De aanvraag dient de exacte voorstellen tot wijziging te omvatten.
De Raad kan tevens te allen tijde het initiatief nemen tot het voorleggen van voorstellen tot wijziging aan de Algemene Vergadering.
10.2 Meerderheden
De Algemene Vergadering beslist omtrent wijzigingen via een absolute meerderheid. Met blanco-stembiljetten en ongeldige stembiljetten wordt geen rekening gehouden.
10.3 Leemtes en interpretaties
Voor alles wat niet bepaald werd in de statuten en/of dit reglement, of vatbaar is voor divergerende interpretaties, neemt de Raad soeverein beslissingen. Zij kunnen allen worden tenietgedaan via een statutenwijziging of een procedure conform het punt 10.1 hierboven.
Hoofdstuk 11 Overgangsbepalingen
11.1 In het werkingsjaar 2005 stellen de commissies een beleidsprogramma op, rekening houdend met de goedgekeurde begroting en in samenwerking met het Buro. Ze leggen hun beleidsprogramma uiterlijk op 30 juni 2005 voor aan de Raad.
11.2 In afwijking op het artikel 4.7.1 van dit reglement volstaat het voor geprivilegieerde alumniverenigingen om uiterlijk op 19 maart 2005 een kandidaat voor te stellen conform artikel 4.7.6.
11.3 In afwijking op het artikel4.7.1 van dit reglement volstaat het voor de Vrije Universiteit Brussel en haar partners om uiterlijk op 19 maart 2005 een kandidaat voor te stellen conform artikel 4.7.6.
|
